Viele der Arbeiten eines Verwalters finden für den Eigentümer mehr oder weniger im verborgenen Statt.
Daher möchten wir Ihnen einmal aufzeigen, was ein Verwalter alles tut oder tuen sollte.

Was sieht der Eigentümer?

Als Beirat sieht man etwas mehr

  • Wirtschaftsplan

  • Hausgeldabrechnung

  • Eigentümerversammlung

  • Rundschreiben

  • Aushänge

  • Mitarbeiter vor Ort

  • Mitwirkung bei Verkauf oder Vermietung Ihrer Wohnung

  • Individuelle Leistung wie Beratung und Information

  • Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

  • Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Belegprüfung, Vorbereitung der Eigentümerversammlungen

  • Ortstermine

  • Beiratsgespräche

  • Korrespondenz und Verträge

  • Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung

  • Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Was man nicht sieht

  • Kaufmännische Leistung: Buchen sämtlicher Geld-ein- und -ausgänge

  • monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen

  • Bearbeitung von Lastschriftbuchungen

  • Überwachen von Zahlungseingänge

  • Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückständen

  • Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten

  • Rechnungskontrolle

  • Anweisen und Veranlassen von Zahlungen

  • Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung

  • Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben und vermögenswirksame Leistungen

  • Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträgern und Berufsgenossenschaften

  • Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen

  • Vergeben und Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. Abrechnung

  • Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbuch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung

  • Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen

  • Veranlassen von Heizkostenabrechnungen

  • Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)

  • Kennen und Beachten von Lohn-, Einkommensteuer-, Umsatzsteuergesetzen, Abgabenverordnung und Grundsteuergesetz

  • technische Leistungen:

    • Vorbereiten und veranlassen von Handwerker angeboten
    • Ausschreibungen
    • Angebotsspiegeln
  • Nachhalten von Terminen

    • Angeboten
    • Auftragsführungen
    • Mängelrügen
    • Gewährleistungesansprüche
    • Schadensichtung
  • Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister

  • Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (z.B. Antenne)

  • Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen
    (z.b. Gebäude, Gewässerschutz-, Glasbruch und Haftpflichtversicherung;
    Aufzugs-, Heizungs-, Pumpen-, und Feuerschlöschwartung)

  • Vorbereiten und organisieren von TÜV-, Branschutz- und Brandschutzprüfungen
    (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltore, Heizung, Feuerlöscher, Rauchmelder, etc.)

  • Beauftragen von Sachverständigen

  • Allgemeine Verwaltung: Korrespondenz mit Eigentümern

  • Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern und Lieferanten

  • Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung

  • Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft

  • Beraten von Eigentümern und Hausmeistern

  • Abschluss von Verträgen
    (Warunts-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen, etc.)

  • Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen der Tagesordnung und Beschlussentwürfen und Einladung der Eigentümerversammlung

  • Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versand an alle Eigentümer

  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen

  • Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerblicher Nutzung)

  • Ausbilden und Fortbildung von eigenem Personal, Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)

  • Kennen und Beachten von z.B.
    WEG, BGB; HGB; ErbbauVO, GrundbuchVO, Zwangsversteigerungsgetzt, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht, AGB, VOB, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts- und Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Trinkwasserverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. Durchführungsbestimmungen, Brandschutzbestimmungen, Betreiberpflichten z.B. bei Aufzügen.